Skip to main content Skip to search

Archives for Loonadministratie

Dga-beloningen, welke mogelijkheden zijn er in deze tijden?

Velen worden getroffen door de coronacrisis. Het kabinet heeft inmiddels allerlei maatregelen getroffen voor ondernemers. Wat nu voor de dga? Wat kunt u regelen en adviseren om door de coranacrisis te komen?

NOW
Een van de maatregelen betreft de NOW (Tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid). Op basis hiervan kunnen ondernemers, onder voorwaarden, een tegemoetkoming krijgen van maximaal 90% van de loonsom. Dga’s die niet verplicht verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen en vrijwillig verzekerden, komen niet in aanmerking voor de NOW. De dga heeft dan eventueel alleen recht op de Tozo, de regeling voor zzp’ers voor een uitkering tot bijstandsniveau.

Tozo
Ondernemers die beneden het bestaansminimum dreigen te komen, kunnen op grond van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) een uitkering aanvragen die het inkomen aanvult tot het bestaansminimum. De maximumtermijn is drie maanden en het maximumbedrag is € 1.500 netto per maand.

Dga
Als dga is men in beginsel geen zelfstandig ondernemer, maar voor het Bbz, en dus voor de Tozo, wordt de dga wel als zelfstandig ondernemer aangemerkt indien men als dga alleen of samen met eventuele andere in de BV werkzame directeuren, meer dan 50% van de aandelen bezit en gemiddeld minimaal 23,5 uur per week in de onderneming werkt.
Tip!  Uw cliënt (dga) kan dus een beroep op deze regeling doen, mits hij voldoet aan het urencriterium, volledige zeggenschap heeft, de financiële risico’s draagt en de BV het dga-salaris niet kan uitbetalen.

Fiscaal gebruikelijk loon
Als dga is men op basis van artikel 12a Wet op de loonbelasting 1964 verplicht om een gebruikelijk loon uit de BV op te nemen. Het standaardbedrag voor het gebruikelijk loon in 2020 is € 46.000. In verliesgevende situaties kon de dga al tot een lager loon besluiten.

Lager fiscaal gebruikelijk loon
Inmiddels is bekend geworden dat de BV en de dga in 2020 een lager loon mogen afspreken in verhouding tot de omzetdaling. De Belastingdienst heeft aangegeven dat dit is toegestaan als de crisis grote gevolgen heeft voor de omzet en de liquiditeit van de BV. Dit wordt achteraf getoetst aan het einde van het jaar, aangezien er dan meer duidelijkheid bestaat over het effect van de coronacrisis op de resultaten van de BV. Loon dat de dga al heeft genoten over de verstreken perioden in 2020, kan niet worden teruggedraaid. Mocht op het einde van het jaar dus blijken dat het loon van de dga ten onrechte naar beneden is bijgesteld, dan moet er achteraf een correctie plaatsvinden. Weeg dit dus zorgvuldig af, stem dit schriftelijk af met uw dga-cliënt en leg dit goed vast in het cliëntendossier.

Vaste reiskostenvergoeding dga
Inmiddels zitten we al een aantal weken in een ‘intelligente lockdown’. Veel werknemers, en ook dga’s, werken nu gedwongen thuis. Geen woon-werkverkeer dus.

Reiskosten
Aan werknemers en dga’s kunnen de reiskosten worden vergoed. Op declaratiebasis bedraagt deze onbelaste vergoeding € 0,19 per kilometer. Bij een hogere vergoeding is het meerdere belast. De reiskosten kunnen ook worden vergoed via een vaste kostenvergoeding. Hieraan is wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo moet een (fulltime)werknemer ten minste 128 dagen per jaar naar een vaste werkplaats rijden. Ook dga’s komen in aanmerking voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Goedkeuring gebruiken
Als een werknemer langdurig afwezig is, dan moet de vaste onbelaste reiskostenvergoeding na deze periode worden stopgezet. Langdurig betekent meer dan zes weken. Aanvankelijk werd aangenomen dat indien een werknemer en dus ook een dga langdurig thuis werkt door de coronacrisis, ook deze vaste onbelaste reiskostenvergoeding moet worden stopgezet. Op 14 april 2020 schreef het Ministerie van Financiën in een brief dat zij het in deze bijzondere tijd ongewenst vindt dat een werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of tot het belast loon moet rekenen. Het is dus goedgekeurd dat de vaste reiskostenvergoeding, op dezelfde manier als voor deze crisis, onbelast kan worden vergoed. Een wijziging in het reispatroon veroorzaakt door de coronacrisis, leidt dus niet tot fiscaal verplichte aanpassing van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Laptop of extra beeldscherm
Het is ook mogelijk om vanuit de BV bijv. een extra laptop of tweede beeldscherm onbelast ter beschikking te stellen aan een dga (werknemer van de BV). Hiervoor geldt dat de BV de kosten van de voorziening moet betalen en dat deze niet worden doorberekend aan de dga. Verder geldt dat de voorziening noodzakelijk moet zijn voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking (dit zal meestal geen probleem zijn: bijv. voor de bankrekening is internet nodig).

Internetaansluiting
Ook kan de BV de internetaansluiting thuis onbelast vergoeden. Hierbij geldt eveneens de voorwaarde dat er moet worden voldaan aan het hiervoor genoemde noodzakelijkheidscriterium. Vaak is er sprake van een alles-in-één pakket, waarin ook de tv zit. In dat geval mag de BV alleen het internetdeel van de kosten vergoeden.

Read more

Wat betekent corona voor u op de werkvloer?

Het coronavirus roept allerlei vragen op, ook steeds meer vragen over de arbeidsrechtelijke gevolgen ervan. Moet u bijv. het loon doorbetalen als een werknemer in quarantaine moet? Wat als er scholen worden gesloten?

In quarantaine …

Stel dat een van uw medewerkers thuis of in het buitenland in quarantaine zit en dus niet aan het werk kan. Moet u dan het loon van deze werknemer doorbetalen of kunt u hem verplichten vakantiedagen op te nemen?

Geen arbeid, wel loon, tenzij …
Op grond van de wet heeft uw werknemer recht op doorbetaling van zijn loon, ook als hij niet werkt. Dat is alleen anders als de reden om niet te werken in redelijkheid voor zijn eigen rekening behoort te komen.

Niet voor rekening van de werknemer
In veel gevallen komt de reden van het niet-werken voor rekening van de werknemer. Denk bijv. aan de situatie dat een werknemer zijn vliegtuig mist, waardoor hij niet op tijd terug is van vakantie. Bij quarantaine ligt dat echter genuanceerder.

Quarantaine = wettelijke plicht
Het in quarantaine zitten, omdat iemand mogelijk besmet is met het coronavirus, geldt als een wettelijke verplichting. Als uw werknemer daardoor twee weken in quarantaine moet zitten en daardoor niet kan werken, geldt dit als een reden die in redelijkheid niet voor rekening van de werknemer behoort te komen. In die situatie moet u dus het loon van uw werknemer doorbetalen. Tip.  U zou kunnen zeggen dat deze situatie erg lijkt op het niet kunnen werken vanwege ziekte, zodat u kunt volstaan met betaling van minstens 70% van het overeengekomen loon. Let op.  Het is (nog) onduidelijk hoe rechters hierover denken.

Geen vakantiedagen
Het in quarantaine zitten in het buitenland, kan ook niet worden gezien als vakantie. Het is dus ook niet mogelijk uw werknemer te verplichten vakantiedagen op te nemen.

“Misschien ben ik wel besmet …”

Stel dat uw werknemer aangeeft dat hij liever thuis werkt, omdat zijn directe collega wat grieperig oogt en hij wil voorkomen dat hij besmet raakt met het coronavirus. Moet u dan hieraan gehoor geven?

Het hangt ervan af …
Of u daaraan tegemoet moet komen, hangt vooral af van de situatie. Waarop baseert uw werknemer zijn vermoeden? Als zijn collega alleen griepverschijnselen heeft, zonder dat hij een risicogebied heeft bezocht of contact heeft gehad met iemand die besmet is, is de kans klein dat er sprake is van een besmetting met het coronavirus. In dat geval hoeft u niet in zijn verzoek mee te gaan.

Werkweigering
Als de werknemer in dat geval weigert om naar het werk te komen, kunt u dat als werkweigering zien. U bent dan niet verplicht het loon door te betalen. Is er wel sprake van een mogelijke besmetting, dan ligt het meer voor de hand dat u de betrokken collega naar huis stuurt met het verzoek zich te melden bij een arts.

De kinderen thuis …

Wat nu als uw werknemer niet kan komen werken, omdat de school of de kinderopvang gesloten is?

Calamiteitenverlof!
In zo’n situatie kan een werknemer voor korte duur een beroep doen op het calamiteitenverlof. Dit is echter een verlof dat bedoeld is om in een korte periode een acuut privéprobleem op te lossen. Het geldt dus niet voor een langere periode. Tip.  Als een werknemer langer thuis wil blijven om voor zijn kinderen te zorgen, kunt u hierover afspraken maken met uw werknemer. Hierbij geldt wel als uitgangspunt dat uw werknemer onbetaald verlof opneemt.In quarantaine zitten is een wettelijke verplichting, zodat uw werknemer het recht op loondoorbetaling behoudt. Uw werknemer die voor zijn kinderen moet zorgen vanwege een schoolsluiting, kan alleen aanspraak maken op calamiteitenverlof om dit acute probleem op te lossen.

Read more

Reiskostenvergoedingen

Sinds het uitbreken van de coronacrisis worden werknemers opgeroepen om thuis te werken als dat enigszins mogelijk is. Dit heeft ook gevolgen voor de reiskostenvergoedingen die u aan uw werknemers betaalt. Welke varianten zijn er?

Geen reiskostenvergoeding meer
Op declaratiebasis

U kunt er natuurlijk voor kiezen om de reiskostenvergoeding van uw werknemer stop te zetten. De werknemer maakt immers geen kosten meer. Let op. Uiteraard is dat alleen mogelijk als u op declaratiebasis de reiskosten in geld uitbetaalt of de werkelijke kosten van bijv. het openbaar vervoer vergoedt.

Vaste vergoeding woon-werkverkeer
Praktische regeling

Misschien betaalt u net als veel andere werkgevers een vast bedrag van € 0,19 per kilometer aan uw werknemers en past u daarbij de praktische methode toe die de Belastingdienst toestaat.

Berekening vaste vergoeding
Deze methode houdt in dat u ervan uitgaat dat een fulltime werkende werknemer 214 dagen per jaar naar de werkplek reist. De maandelijkse onbelaste reiskostenvergoeding is dan 1/12 x 214 x € 0,19 x reisafstand per dag.

Bij afwezigheid van de werknemer
Kortdurend

Deze praktische regeling mag u bij kortdurende afwezigheid van de werknemer (bijv. bij ziekte) blijven toepassen. Er zijn twee varianten.

Mogelijkheid 1: kortdurend doorbetalen
De eerste mogelijkheid houdt in dat u de reiskostenvergoeding in de maand waarin de werknemer stopt met reizen en de daaropvolgende maand nog doorbetaalt. In de meeste gevallen gaat het dan tijdens de coronacrisis om maart en april.

Weer aan het werk
Als de werknemer weer naar zijn werkplek komt, dan mag u in die maand nog geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen, maar pas vanaf de daaropvolgende maand.

Mogelijkheid 2: 128 dagen per jaar reizen
De tweede mogelijkheid is dat u alleen stopt met het betalen van de reiskostenvergoeding als uw werknemer minder dan 128 dagen per jaar naar de werkplek reist. Als u verwacht dat de werknemer in de loop van het jaar dus weer fulltime naar de werkplek zal reizen en daardoor meer dan 128 keer in 2020 tussen woning en werkplek reist, kunt u de reiskostenvergoeding in de tussentijd gewoon blijven doorbetalen. Let op.  U neemt dan wel het risico dat als de werknemer bijv. uit dienst treedt, de reiskostenvergoeding bovenmatig was en dat deze ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling komt. Tip.  De 128-dagengrens geldt voor een werknemer die vijf dagen per week werkt. Voor een parttimewerknemer mag u deze eis pro rata verlagen.

Versoepeling van de regels?
Er gaan al stemmen op die vragen om een soepele toepassing van de fiscale regels in deze crisissituatie. U kunt er tenslotte ook niets aan doen dat uw werknemers nu minder vaak naar hun vaste werkplek reizen.

Verplicht om reiskosten te vergoeden?
Een veelgestelde vraag is of u verplicht bent om deze reiskostenvergoeding te betalen. Er wordt immers helemaal niet gereisd en zo bespaart u kosten. Daarvoor is het allereerst van belang wat daarover is bepaald in een eventuele cao of individuele arbeidsovereenkomst. Deze laatste kent meestal een bepaling dat bij bijzondere omstandigheden de werkgever bevoegd is om eigenhandig de overeenkomst te wijzigen. Het coronavirus is zeker zo’n bijzondere omstandigheid.U kunt ervoor kiezen om uw werknemers niet langer een onbelaste reiskostenvergoeding te betalen als zij thuiswerken. Dit hoeft echter niet per se meteen. Als u de reiskostenvergoeding blijft doorbetalen, moet u wel goed op de daarvoor geldende fiscale regels letten om vervelende verrassingen achteraf te voorkomen.

Read more