Reiskostenvergoedingen

Sinds het uitbreken van de coronacrisis worden werknemers opgeroepen om thuis te werken als dat enigszins mogelijk is. Dit heeft ook gevolgen voor de reiskostenvergoedingen die u aan uw werknemers betaalt. Welke varianten zijn er?

Geen reiskostenvergoeding meer
Op declaratiebasis
U kunt er natuurlijk voor kiezen om de reiskostenvergoeding van uw werknemer stop te zetten. De werknemer maakt immers geen kosten meer. Let op. Uiteraard is dat alleen mogelijk als u op declaratiebasis de reiskosten in geld uitbetaalt of de werkelijke kosten van bijv. het openbaar vervoer vergoedt.

Vaste vergoeding woon-werkverkeer
Praktische regeling
Misschien betaalt u net als veel andere werkgevers een vast bedrag van € 0,19 per kilometer aan uw werknemers en past u daarbij de praktische methode toe die de Belastingdienst toestaat.

Berekening vaste vergoeding
Deze methode houdt in dat u ervan uitgaat dat een fulltime werkende werknemer 214 dagen per jaar naar de werkplek reist. De maandelijkse onbelaste reiskostenvergoeding is dan 1/12 x 214 x € 0,19 x reisafstand per dag.

Bij afwezigheid van de werknemer
Kortdurend
Deze praktische regeling mag u bij kortdurende afwezigheid van de werknemer (bijv. bij ziekte) blijven toepassen. Er zijn twee varianten.

Mogelijkheid 1: kortdurend doorbetalen
De eerste mogelijkheid houdt in dat u de reiskostenvergoeding in de maand waarin de werknemer stopt met reizen en de daaropvolgende maand nog doorbetaalt. In de meeste gevallen gaat het dan tijdens de coronacrisis om maart en april.

Weer aan het werk
Als de werknemer weer naar zijn werkplek komt, dan mag u in die maand nog geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen, maar pas vanaf de daaropvolgende maand.

Mogelijkheid 2: 128 dagen per jaar reizen
De tweede mogelijkheid is dat u alleen stopt met het betalen van de reiskostenvergoeding als uw werknemer minder dan 128 dagen per jaar naar de werkplek reist. Als u verwacht dat de werknemer in de loop van het jaar dus weer fulltime naar de werkplek zal reizen en daardoor meer dan 128 keer in 2020 tussen woning en werkplek reist, kunt u de reiskostenvergoeding in de tussentijd gewoon blijven doorbetalen. Let op.  U neemt dan wel het risico dat als de werknemer bijv. uit dienst treedt, de reiskostenvergoeding bovenmatig was en dat deze ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling komt. Tip.  De 128-dagengrens geldt voor een werknemer die vijf dagen per week werkt. Voor een parttimewerknemer mag u deze eis pro rata verlagen.

Versoepeling van de regels?
Er gaan al stemmen op die vragen om een soepele toepassing van de fiscale regels in deze crisissituatie. U kunt er tenslotte ook niets aan doen dat uw werknemers nu minder vaak naar hun vaste werkplek reizen.

Verplicht om reiskosten te vergoeden?
Een veelgestelde vraag is of u verplicht bent om deze reiskostenvergoeding te betalen. Er wordt immers helemaal niet gereisd en zo bespaart u kosten. Daarvoor is het allereerst van belang wat daarover is bepaald in een eventuele cao of individuele arbeidsovereenkomst. Deze laatste kent meestal een bepaling dat bij bijzondere omstandigheden de werkgever bevoegd is om eigenhandig de overeenkomst te wijzigen. Het coronavirus is zeker zo’n bijzondere omstandigheid.U kunt ervoor kiezen om uw werknemers niet langer een onbelaste reiskostenvergoeding te betalen als zij thuiswerken. Dit hoeft echter niet per se meteen. Als u de reiskostenvergoeding blijft doorbetalen, moet u wel goed op de daarvoor geldende fiscale regels letten om vervelende verrassingen achteraf te voorkomen.